Aplicando os 5S no seu computador.
Sabe
aquele computador travando, que leva um tempão para abrir uma janela, vive
dizendo que sua capacidade de processamento foi atingida, pois é, pode ser um
indicador de que você precisa mudar para uma máquina mais moderna, ou esteja apenas
precisando de uma simples limpeza e organização geral.
Para lhe
ajudar nesta tarefa que vai lhe exigir pouco de seu tempo, sugiro usar uma
ferramenta infalível – os cinco 5S, os cinco sensos ou 5S, simplesmente. Muita
usada na indústria, ela estendeu-se a escritórios e chegou aos lares sendo aplicados
em garagens, armários e gavetas. Um sucesso. Quer arrumar, colocar as coisas do
seu devido lugar? Use os 5S.
Vamos
então ao que significa cada S, com comentários sobre a aplicação.
1 – Seiri – Senso de
utilização. É deixar no espaço de trabalho, apenas o que se vai usar, todo
material desnecessário é descartado ou guardado. Este processo reduz as
barreiras à produtividade do trabalho.
Comece
então aplicando o senso de utilização nas pastas e diretórios do seu
computador. Comece pelo, Meus Documentos, e depois faça o mesmo para outras
pastas e diretórios. Tire de lá o que não faz parte do assunto, copie para outra
pasta específica, ou delete se não tiver mais utilidade. Por exemplo: fotos da
família, junto com os textos dos artigos para o blog. Arquivos que você não
utiliza mais junto com aqueles mais atuais.
2 – Seiton – Senso de organização. É a necessidade de um
espaço organizado, deixar tudo de uma forma fácil de pegar e achar. Trata-se da
disposição dos objetos no local de trabalho.
Você pode
criar um atalho na área de trabalho para aquela pasta que você mais utiliza. Adicione
pastas por categoria como: fotos do aniversário, fotos das férias, etc. Para os
artigos do seu blog, crie pastas por tema, ou por agregador, ou para as mais
votadas.
3 – Seiso – Senso de limpeza. É a necessidade de manter o mais limpo possível
o espaço de trabalho. No Japão, no fim do dia, todos arrumam o local de
trabalho, limpam e colocam as coisas nos devidos lugares. Esse procedimento
objetiva uma limpeza diária, como um costume, e não aquela limpeza apenas
quando tudo está desordenado e sujo.
Ao final
de um dia de trabalho, postando fotos ou artigos, limpe a lixeira, delete arquivos
duplicadas. Limpe os cooks e os temporários. Deixe apenas o que você vai
precisar para a próxima rodada de publicação. Faça isso diariamente. Um bom
antivírus é recomendado.
4 – Seiketsu – Senso de padronização. É a padronização das
práticas de trabalho, tudo separado num lugar certo, onde não mude, é de mais
fácil utilização.
Crie
pastas para assuntos/temas, para comentários, para anunciantes/anúncios, e
assim por diante. Delete ou transfira aquelas pastas que você não utiliza mais
para outros diretórios. Por exemplo: Artigos 2011 e Mais votadas 2011, para o
diretório 2011. Faça a padronização de acordo com o tema e uso.
5 – Shitsuke – Senso de autodisciplina. É a manutenção e
revisão dos padrões. Uma vez que os 4 Ss foram implementados, uma nova forma de
trabalho e vida é criada, não permitindo um regresso às antigas práticas.
Entretanto, quando algo muda ou melhora, é necessária a revisão dos itens
anteriores.
Uma vez
criada a padronização, tente mantê-la. Se precisar mudar faça as alterações
necessárias e volte a seguir a padronização que alterou. Procure manter a
disciplina de organizar seus arquivos no lugar que você mesmo designou; Mantenha
a lixeira limpa; Tente não misturar os temas e se o fizer, reorganize
novamente.
Não é difícil,
certo?! O primeiro passo – começar – é o mais desafiador. Depois que você
passar do primeiro S, os demais serão mais fáceis. Não desanime, pois você pode
descobrir que tem muito a ser feito. Mas acredite, depois de tirar o que não é
útil, colocar cada coisa no seu lugar, limpar geral, padronizar seus arquivos e
manter a disciplina para tudo o que foi feito, você vai ouvir sua máquina
respirar aliviada em agradecimento e satisfação.
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Boas dicas de organização para seu computador.
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